Настоящий Регламент определяет порядок планирования, организации подготовки и проведения заседаний Коллегии Департамента Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды по Северо-Западному федеральному округу (далее – Департамент, Коллегия), а также оформления протоколов с принятыми на заседаниях решениями.
- I. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ КОЛЛЕГИИ
1.1. План работы Коллегии (далее - План) составляется на год.
1.2. Основу плана заседания Коллегии составляют вопросы, связанные с осуществлением полномочий, предусмотренных Положением о Департаменте.
1.3. Предложения к Плану направляются секретарю Коллегии не позднее, чем за три недели до начала планируемого периода по установленной форме (приложение 1). Предложения к Плану могут направляться постоянными членами Коллегии, а также подведомственными Росгидромету учреждениями, расположенными на территории Северо-Западного федерального округа (после согласования указанных предложений с одним из постоянных членов Коллегии).
1.4. Предложения о рассмотрении вопросов совместно с представителями территориальных органов, других федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, расположенных на территории деятельности Департамента, аппарата полномочного представителя Президента в Северо-Западном федеральном округе, иных заинтересованных организаций, должны быть согласованы с руководителями соответствующих органов и организаций.
1.5. Проект Плана рассматривается на заседании Коллегии и утверждается начальником Департамента Росгидромета по СЗФО. После утверждения План рассылается членам Коллегии и, в случае необходимости, иным заинтересованным лицам.
1.6. Перенос обсуждения вопроса, предусмотренного утвержденным Планом, на другой срок, а также внесение в повестки заседаний дополнительных вопросов производится по согласованию с председателем Коллегии (в случае его отсутствия – исполняющим обязанности начальника Департамента Росгидромета по СЗФО) на основании представления участников планируемого заседания с необходимыми обоснованиями.
- II. ПОДГОТОВКА МАТЕРИАЛОВ К ЗАСЕДАНИЮ КОЛЛЕГИИ
2.1. Участники заседания, ответственные за подготовку вопроса, обязаны представить секретарю Коллегии следующие материалы:
- тезисы доклада по установленной форме (как правило, объемом не более 2 листов) с кратким изложением существа вопроса и обоснованием предложений в проект решения протокола Коллегии;
- предложения к проекту решения Коллегии (как правило, объемом не более 1 листа);
- список представителей, приглашенных на заседание, с указанием наименований их организаций и учреждений, замещаемых должностей, фамилий, имен, отчеств (приложение 2).
При необходимости могут быть подготовлены дополнительные справочные материалы, включая таблицы и иллюстрации. Текстовые материалы представляются на бумажном носителе и в электронном виде. Иллюстративные материалы готовятся на бумажном носителе и в виде, обеспечивающем их показ с помощью средств визуализации информации в соответствии с утвержденными требованиями (приложения 3, 4).
2.2. Обеспечение качества подготовки материалов к заседаниям Коллегии, их согласования и своевременного представления возлагается на ответственных за подготовку вопросов согласно утвержденному Плану.
2.3. Материалы визируются должностным лицом, ответственным за подготовку материалов.
2.4. Копии материалов к заседанию Коллегии представляются секретарю Коллегии электронной почтой не позднее, чем за семь рабочих дней до даты заседания Коллегии.
2.5. В случае несвоевременного представления материалов, по решению председателя Коллегии, вопрос может быть снят с рассмотрения. Новый срок его рассмотрения определяется председателем Коллегии.
2.6. Повестка очередного заседания Коллегии представляется секретарем Коллегии на согласование председателю Коллегии не позднее, чем за три рабочих дня до заседания.
2.7. Повестка заседания Коллегии и проект протокола Коллегии с необходимыми материалами, согласованные председателем Коллегии, незамедлительно предоставляются членам Коллегии и заинтересованным должностным лицам секретарем Коллегии в электронном виде.
2.8. Ознакомление с материалами, подготовленными к заседанию Коллегии, других федеральных органов исполнительной власти и организаций (в случае совместного заседания) осуществляется ответственным за подготовку материалов, либо, по согласованию с ним, секретарем Коллегии.
- III. ПРОВЕДЕНИЕ ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
3.1. Плановые заседания Коллегии проводятся в соответствии с Планом.
3.2. На заседании Коллегии присутствуют члены Коллегии и лица, согласно списку приглашенных, подготовленному секретарем Коллегии. Перед началом заседания Коллегии списки приглашенных лиц уточняются секретарем Коллегии.
3.3. Лица, не внесенные в списки приглашенных, на заседание Коллегии не допускаются.
3.4. Лица, приглашенные в соответствии с утвержденным списком, регистрируются секретарем Коллегии перед началом заседания.
3.5. Ход заседания Коллегии протоколируется.
3.6. Время для доклада на заседании Коллегии должно составлять, как правило, не более 10 минут, выступлений в прениях – до 5 минут. Прения прекращаются по предложению председательствующего.
3.7. Лица, приглашенные на заседании Коллегии, обязаны присутствовать на нем только при рассмотрении вопросов, их касающихся.
3.8. Организационно-техническое обеспечение, подготовка помещения для проведения заседаний Коллегии и техническое обеспечение проведения заседания в режиме видеоконференций возлагается на секретаря Коллегии.
- IV. ПОДГОТОВКА И РАССЫЛКА ИТОГОВЫХ МАТЕРИАЛОВ ЗАСЕДАНИЙ КОЛЛЕГИИ
4.1. Итоговыми документами заседания Коллегии являются:
- протокол (протокольное решение) Коллегии;
- обращения, заявления и другие официальные документы, принятые на заседании Коллегии.
Протокол (протокольное решение) оформляется на бланке (приложение 5).
4.2. Документы, требующие после рассмотрения Коллегией уточнений, дорабатываются лицами, готовившими вопрос к рассмотрению, и согласовываются с секретарем Коллегии с целью проверки их соответствия протоколу заседания Коллегии.
4.3. Итоговые документы оформляются в следующие сроки:
- протокол (протокольное решение) Коллегии – в течение 3 рабочих дней, не считая дня заседания Коллегии;
- обращения, заявления и другие официальные материалы – в сроки, установленные председателем Коллегии.
По решению председателя Коллегии сроки подготовки итоговых документов могут быть изменены.
4.4. Для подготовки итоговых документов может образовываться редакционная комиссия из членов Коллегии и других участников заседания Коллегии.
4.5. Итоговые документы Коллегии рассылаются членам Коллегии, а также исполнителям принятых решений (в части их касающейся), иным заинтересованным лицам.
4.6. Решения Коллегии подлежат обязательному исполнению. При необходимости для реализации решений Коллегии издаются приказы и распоряжения Департамента.
4.7. Контроль выполнения решений Коллегии осуществляется председателем Коллегии.
